ככל שמוקדם יותר, כך טוב יותר, כי התאריך שלכם נשמר ויש זמן לסגור את כל הפרטים. מהצד שלנו, הצעה מפורטת מגיעה תוך יום עבודה אחד מרגע ששלחתם תאריך, מקום ומספר אורחים. מה שבאמת לוקח זמן הוא בדרך כלל אצלכם: אישור תקציב, אישור המקום, ואם צריך, תיאום אופציה לכשר.
אין מספר קסם של שבועות שמתאים לכל אירוע. אירוע של 300 עובדים עם אישורים פנימיים ומקום חיצוני דורש יותר זמן מהרמת כוסית קטנה במשרד. בעמוד הזה נפרק את התהליך לשלבים, כדי שתוכלו להעריך בעצמכם מתי להתחיל.
מה קורה מרגע שפונים אלינו
- אתם שולחים: תאריך, מקום ומספר אורחים, בוואטסאפ או בטופס.
- אנחנו מחזירים: הצעת מחיר מפורטת תוך יום עבודה אחד.
- אתם מאשרים פנימית: תקציב, מנהלים, רכש, מה שנדרש אצלכם.
- מתאמים פרטים: תוספות, אפשרות צמחונית, אופציה לכשר, גחלים או פלנצ'ה לפי המקום.
- יום האירוע: הצוות מגיע, מקים, מבשל מול האורחים במשך 3 שעות, ומפרק.
שימו לב שרק שלב אחד ברשימה תלוי בזמן התגובה שלנו, והוא קצר. את שאר השלבים כדאי לתכנן לפי הקצב של הארגון שלכם.
מה לוקח זמן, ולמה
| שלב | על מי זה | מה מאט אותו בדרך כלל |
|---|---|---|
| הצעת מחיר | עלינו | מגיעה תוך יום עבודה אחד |
| אישור תקציב | עליכם | שרשרת אישורים, הזמנת רכש, ספק חדש במערכת |
| אישור המקום | עליכם ועל המקום | בדיקה אם מותרת אש פתוחה, גישה לרכב, חשמל ומים |
| אופציה לכשר | משותף | מתואמת מראש, עם בדיקת כשרות |
| מספר אורחים סופי | עליכם | אישורי הגעה מהעובדים |
מתי לפנות כבר עכשיו
יש מצבים שבהם כדאי לא לחכות בכלל:
- תאריכים עמוסים: סביב חגים ובסוף השנה, הרבה חברות מתכננות אירועים באותם שבועות. בשוק, בדרך כלל, תאריכים כאלה נתפסים מוקדם. אם יש לכם הרמת כוסית לחג או אירוע סוף שנה, פנו ברגע שיש תאריך.
- אופציה לכשר: כל התפריט בגרסה כשרה, מתואם מראש ובבדיקת כשרות, 250 ₪ לאירוע. מכיוון שזה דורש תיאום, כדאי לציין את זה כבר בפנייה הראשונה. פרטים בעמוד אופציה לכשר באירוע חברה.
- מקום חדש שלא בדקתם: צריך לברר אם יש שטח של בערך 3 על 3 מטר, נקודת חשמל, גישה לרכב לפריקה ומים זורמים בקרבת מקום. הרשימה המלאה בעמוד מה צריך במקום לעמדת גריל.
- אירוע מחוץ לגוש דן: יש תוספת נסיעה, וכדאי שהיא תהיה בתקציב מההתחלה.
איך לקצר את התהליך בתוך הארגון
ברוב החברות, מה שמאריך את ההזמנה הוא לא הספק אלא הדרך הפנימית. כמה דברים שעוזרים:
- הצעה מפורטת מההתחלה: ההצעה שלנו מפרטת מה כלול ומה לא, כך שקל להעביר אותה לאישור בלי סבב שאלות נוסף.
- חשבונית מס כדין: אנחנו עובדים עם חברות, מצוות קטן ועד מאות עובדים, ומוציאים חשבונית מס כדין. אם במחלקת הרכש צריך לפתוח ספק חדש, כדאי להתחיל בזה במקביל לאישור התקציב.
- מספרים ברורים לתקציב: כשהמחיר נגזר מנוסחה פשוטה, קל לחשב מראש תרחישים של יותר או פחות אורחים ולאשר טווח.
- איש קשר אחד: מי שמתאם מולנו ומול המקום חוסך הרבה הלוך ושוב.
הזמנה של הרגע האחרון: האם זה אפשרי?
לפעמים אירוע נקבע בהתראה קצרה. במקרה כזה פשוט שלחו לנו את הפרטים, ונגיד לכם בכנות אם התאריך פנוי. אם מדובר במשרד או באירוע קטן, יש גם אפשרות פשוטה יותר: מארזי ארוז ומוכן. קופסה אישית עם המבורגר, צ'יפס ורטבי הבית, מבושלת ונארזת במסעדה ומגיעה חמה, 59 ₪ לקופסה, מינימום 30 קופסאות ועד בערך 50 איש, משלוח בגוש דן כלול. בלי עמדה ובלי צוות, ולכן גם בלי בדיקת מקום. פרטים בעמוד מארזי המבורגר למשרד.
מה כדאי שיהיה מוכן לפני שפונים
לא צריך שהכול יהיה סגור כדי לבקש הצעה. אבל כמה פרטים יעזרו לנו לתת מספר מדויק:
- תאריך, גם אם עוד לא סופי.
- מקום, או לפחות עיר, כדי לדעת אם יש תוספת נסיעה.
- הערכה של מספר האורחים.
- האם צריך אפשרות צמחונית או אופציה לכשר.
- האם המקום מאפשר אש פתוחה, או שעדיף לתכנן פלנצ'ה.
תזכורת: כמה זה עולה
כדי שתוכלו להעביר לאישור תקציב כבר עכשיו, הנה המחירים של עמדת הגריל, כולם לפני מע"מ (18%): עד 50 אורחים 7,500 ₪, וכל אורח נוסף 60 ₪. כך, 100 אורחים בגוש דן עולים 10,500 ₪, ו-150 אורחים עולים 13,500 ₪. ככל שהאירוע גדול יותר, המחיר לאורח יורד. מחוץ לגוש דן מתווספת תוספת נסיעה לפי זמן הנסיעה, מ-500 ₪ לנסיעה של עד שעה.
מתי זה לא מתאים
אם אתם צריכים אוכל למחר בבוקר למאות אנשים במקום שעוד לא נבדק, ייתכן שעמדת גריל חיה היא לא הפתרון הנכון באותו רגע, כי צריך לוודא שהמקום מתאים. גם אם המקום בכלל לא מאשר בישול, שום הקדמה בתזמון לא תפתור את זה. במקרים כאלה עדיף לבחור פתרון שלא דורש עמדה במקום, או לדחות את האירוע לתאריך שמאפשר תכנון.
יש תאריך בראש? שלחו לנו את הפרטים ונבדוק.